Vad kul att du är intresserad av vår guide!

Fem viktiga saker att tänka på när du upphandlar företagstelefoni

Att upphandla telefoni på företaget kan kännas jobbigt och krångligt. Det är lätt att man tänker kortsiktigt och inte fokuserar på en framtidssäker telefonilösning.

1. Totala direkta kostnader.

Direkta kostnader är utgifter som du kan härleda till din telefoni. Exempel på direkta kostnader kan vara:
1) Månadsavgifter för abonnemangen.
2) Månadsavgifter för en företagsväxel.
3) Tilläggstjänster, t.ex, extra surfkort, utlandspaket, försäkringar etc.
4) Förhöjda månadsavgifter för telefoner eller annan typ av hårdvara.
5) Fakturaavgifter.
6) Rörliga avgifter för trafik som inte ingår. T.ex. utlandstrafik eller om man behöver öka datan i slutet av månaden. Vissa abonnemang har även rörlig trafik inom Sverige även om det är ovanligt idag.

Ställ upp alla fasta kostnader över en tänkt kontraktstid. Antingen är det bindningstiden eller om man tecknar obundet så är det en tänkt kontraktstid. Normalt brukar företag upphandla telefoni vartannat eller vart tredje år. När man tittar på kalkylen är det viktigt att man räknar med eventuella avdrag och rabatter, samt fasta löpande kostnader gånger kontraktstiden, exempelvis 24 månader.

2. Dolda avgifter

Här finns det en del operatörer som smyger in kostnader i ett senare skede under avtalstiden. Det kan vara en prova-på-tjänst som är gratis i tre månader och som sen helt plötsligt börjar kosta pengar utan att du märker det. Exempel på det kan vara försäkringar eller musiktjänster. Dolda avgifter kan även vara sånt som tillkommer efter att man har skrivit på eller något säljaren inte informerade om vid kontraktsskrivningen. Här behöver man vara observant så att man har fått hela bilden klar för sig vad som ingår och vad som inte ingår. Fråga säljaren om en fullständig prislista och be dem specificera samtliga kostnader. På så sätt får du en övergripande bild och kan ta ställning till om du behöver just denna telefonilösning i framtiden eller ej.

3. Indirekta kostnader

Indirekta kostnader som kan påverka ditt företag kan exempelvis vara:

1) Slöseri med tid i kö till en kundtjänst.
Här kan det skilja sig rejält mellan de olika operatörerna hur duktiga de är på att ta hand om sina kunder och hur snabbt de svarar och reder ut ett ärende. Testa att ringa in till den tilltänkta kundservicen och se hur länge du får sitta i kö. Du kan även testa att maila och se när du får svar (om du ens hittar en mailadress på deras hemsida). Sen kan du räkna ut hur mycket tid du tror du kommer spendera i kundtjänst. Din tid är pengar.

2) Bundna abonnemang kan vara en stor källa till indirekta kostnader.
Vet man att man har en del personalomsättning under avtalstiden så ska man definitivt försöka få så många obundna abonnemang som möjligt. Oftast får man lite mer rabatt om man binder upp sig, så här får man fundera på hur värt det är. En tumregel är att när man binder upp sig brukar det ge en rabatt på 15-30%. Så tror man att personalomsättningen är mindre än så, så kan det vara värt att binda upp abonnemangen.

3) Administration.
Så länge abonnemangen bara funkar och du inte behöver göra nån förändring så kostar det troligen ingen tid. Däremot kan det beroende på hur smidigt operatörens administrationsverktyg är att använda, vara mellan 5-20% av din arbetstid som försvinner som indirekta arbetskostnader ifall du behöver administrera om upplägget hos din operatör.

Det kan däremot bli besvärligt när man behöver göra förändringar i sin företagstelefoni som att:

1) Säga upp abonnemang.
Ingen operatör vill du ska säga upp dina abonnemang, men ibland behöver man det och då är det skönt om operatören är tydlig i sin kommunikation. För vissa operatörer är det inte möjligt att säga upp abonnemanget i deras webbtjänst, vilket innebär att man måste ringa upp dem och det kan innebära att man glömmer bort det och åker på en extra månad av sitt abonnemang. Det borde vara lika enkelt att säga upp ett abonnemang som att starta ett.

2) Ändra abonnemanget.
Behov av telefoni på företag förändras och du kanske behöver mer eller mindre surf. Då kan det vara skönt om det enkelt går att ändra. Säkerställ innan beställning att det går att göra på ett smidigt sätt utan att det tillkommer några kostnader eller liknande.

3) Bli kund
Här kan det krävas mer pappersarbete hos vissa operatörer än nödvändigt. Det kan vara värt att kolla upp hos operatören innan hur enkelt det är att bli kund.

4. Webbportal

Se gärna över hur operatörernas appar och webbportaler fungerar innan ni tecknar. Det kan finns många fallgropar här. Ni kanske var vana att kunna gå in och ändra abonnemangen i portalen hos de nuvarande operatören vilket den nya kanske helt saknar. Man kanske vill ha lite koll på hur mycket ens anställda surfar?

5. Växel

Har ni en växel på företaget? Då är det extra viktigt att fundera igenom hur den ska fungera. Många operatörer har en djungel av tilläggstjänster som kan komma att behövas för att växeln ska fungera som det var tänkt. Satsa på en växel som har få kostnader där det mesta ingår.

 

Vill du lära dig mer om flexibel företagstelefoni på dina villkor?