Allt du behöver veta om mobil växel

Mobil växel – den kompletta guiden

Driver du företag och funderar på om en mobil telefonväxel vore en bra lösning för din verksamhet? På den här sidan går vi bland annat igenom vad en mobil växel innebär, vilka funktioner som är vanliga och vilka typer av företag som har störst användning av en mobil växel. Du får också tips på vad du ska tänka på när du väljer leverantör för att få ut mesta möjliga värde av en mobil växel. 

Är du nyfiken på om en mobil växellösning skulle passa din verksamhet? Gör ett test med 3 snabba frågor som hjälper dig att avgöra om ditt företag är redo för en mobil växel.

Till testet

Vad är en mobil växel?

En mobil växel är en molnbaserad telefonväxel som integreras med användarnas mobiltelefoner. Med en mobil växel kan företagens anställda enkelt ta emot och koppla vidare samtal, helt oberoende av var de befinner sig och vilken teknisk utrustning de har. 

Att en mobil växel erbjuds som molntjänst innebär i regel att du som företagare betalar en löpande hyra för en tjänst, istället för att köpa en traditionell telefonväxel till ett fast pris. Det här upplägget brukar kallas SaaS (Software as a Service). I korthet betyder det att man inte köper och installerar mjukvara lokalt på sin dator, utan prenumererar på en molnbaserad tjänst mot en licensavgift – något som blivit allt vanligare de senaste åren.

Vad är skillnaden mellan en mobil växel och en fast telefonväxel?

En traditionell, fast telefonväxel är platsbaserad och innebär att analog utrustning behöver installeras på arbetsplatsen och kopplas till medarbetarnas telefoner. En mobil växel är däremot helt platsoberoende och utgår från mobiltelefoni, istället för fast telefoni. En mobil växel kräver ingen hårdvara eller intern expertis, vilket gör den till en mindre omfattande investering för dig som företagare. Du behöver ingen särskild utrustning för att skaffa och komma igång med en mobil växel, utöver mobiltelefoner och abonnemang för dem som ska ha tillgång till växeln. Och även detta kan du oftast beställa av samma operatör som tillhandahåller själva växellösningen.

För vem passar en mobil växel?

Om du driver ett mindre företag känns det kanske inte självklart att ha en telefonväxel. I grunden handlar det om vilka behov som finns i din verksamhet, såsom hur många anställda du har, hur vanligt det är att kunder kontaktar er via telefon och inte minst om vilken typ av kundupplevelse du vill erbjuda. Ett strukturerat sätt att hantera inkommande samtal ger ett proffsigare intryck. En telefonväxel minskar också risken för att en befintlig eller potentiell kund inte kommer fram på telefon.

Så bemöter Extremfabriken kunderna bättre med en mobil växel

  • 50 % vill kopplas till någon annan i företaget
  • 26 % vill kunna lämna ett meddelande
  • 18 % vill ha info om varför personen inte svarar
  • 6 % vill att samtalet avbryts

(Källa: Undersökning från Verbal)

Några verksamheter där en mobil växel brukar passa extra bra är:

  • Företag med medarbetare som ofta är på språng, som t.ex. hantverkare, säljare eller konsulter.
  • Företag där flera personer arbetar i liknande roller, och det är viktigare för den som ringer upp att snabbt få svar än att få prata med en specifik person (t.ex. olika former av kundsupport).
  • Företag som planerar att växa och därför enkelt vill kunna lägga till användare enkelt allteftersom.

Vanliga funktioner i en mobil växel

Här listar vi ett urval av funktioner som är vanliga i en mobil växel. De flesta leverantörer låter dig välja ut de funktioner som är relevanta för just din verksamhet, så att du bara betalar för de tjänster du faktiskt använder. Du kan också enkelt välja till (eller bort) funktioner över tid, så att din mobila växel skalas upp eller ner utifrån aktuella behov i din verksamhet.

Koppling av samtal:

Detta är den mest grundläggande funktionen i en traditionell telefonväxel, som självklart finns med även i en mobil växel.

Olika telefonnummer till samma mobiltelefon:

Det är vanligt att använda fastnätsnummer som företagets officiella telefonnummer utåt, och som jobbnummer för medarbetarna, medan varje anställd också har ett privat mobilnummer där de kan nås av familj och vänner.

Samtalsgrupper:

Med en samtalsgrupp kan flera personer hjälpa till att ta emot inkommande samtal till ett och samma telefonnummer. Personerna kan enkelt logga in och ut ur gruppen beroende på när de är tillgängliga för att svara.

Öppettider:

Du kan välja vilka tider som olika telefonnummer ska finnas tillgängliga, och t.ex. ha ett röstmeddelande som spelas upp om någon ringer utanför era öppettider.

Telefonkö:

Om ingen av dem som är anslutna till växeln har möjlighet att ta emot samtalet kan den som ringer placeras i en gemensam kö tills någon finns tillgänglig för att svara.

Knappval:

Den som ringer kan få välja mellan olika alternativ beroende på vad ärendet gäller, och sedan kopplas vidare till den mest relevanta personen eller avdelningen.

App:

De flesta leverantörer av mobila telefonväxlar erbjuder någon form av app eller webbaserad plattform där du som företagare kan hantera inställningar, hålla koll på statistik m.m.

Kalenderkoppling:

Denna funktion gör att medarbetarnas kalendrar synkas med växeln. Om man bokar in ett möte blir man automatiskt otillgänglig för samtal från växeln under den inbokade tiden (detta kan även justeras manuellt om man någon gång vill vara tillgänglig även under uppbokad tid).

Integration med andra system:

En mobil växel kan ofta kopplas ihop med t.ex. CRM-system, så att den som tar emot samtalet snabbt kan se vilken kund samtalet gäller. Det innebär också att samtalen loggas baserat på kund, vilket ger värdefull statistik på hur mycket tid som läggs på olika kunder och ärenden.

Operatörsoberoende växel – eller inte?

Valet beror på vad som är viktigast för din verksamhet. Att en mobil växel är operatörsoberoende innebär att du kan koppla abonnemang från vilka operatörer som helst till växeln. Det finns både för- och nackdelar med en oberoende växel. Den främsta fördelen är flexibilitet, eftersom alla anställda inte behöver använda abonnemang från samma operatör. Den främsta nackdelen är tekniska begränsningar, eftersom de olika operatörerna inte erbjuder samma funktionaliteter. Med en operatörsoberoende växel är risken därför stor att ett vidarekopplat samtal inte kan kopplas tillbaka till växeln igen om den man kopplat till inte svarar (läs mer om detta längre ner på sidan).

Vad innebär en fullt integrerad mobil växel?

Alternativet till oberoende växel är en fullt integrerad växel, där samma operatör hanterar både växel och abonnemang. Med denna lösning får du inte den flexibla möjligheten att använda abonnemang från olika operatörer, men du kan ofta få ett fördelaktigt paketpris genom att samla din företagstelefoni hos en och samma operatör. Det är också smidigare att kunna vända sig till ett och samma bolag med alla frågor som rör telefoni.

Går det att koppla tillbaka till växeln med mobil växel?

En viktig teknisk aspekt i valet mellan operatörsoberoende växel och en fullt integrerad växel är vidare- och tillbakakoppling av samtal. Om en person som ringer upp kopplas vidare till en mobiltelefon där ingen svarar kan en fullt integrerad växel säkerställa att personen kopplas tillbaka till växeln igen. Om växeln däremot är kopplad till abonnemang hos flera olika operatörer riskerar den som kopplats vidare istället att landa i röstbrevlådan eller behöva ringa upp igen.

Tips när du väljer operatör för mobil växel

Att investera i en ny mobil växel, eller byta operatör för en befintlig, är ett stort steg för både små och stora företag. Förutom att säkerställa att de funktioner som just din verksamhet behöver finns med: vad är viktigt att tänka på när du väljer mobil växel?

Se upp för dolda kostnader

Säkerställ att du vet vad som ingår (och vad som kostar extra) när du jämför erbjudanden från olika operatörer.

Undersök möjligheten att samla flera tjänster hos samma operatör

Fördelaktigt paketpris, samlad faktura och möjlighet till bättre integrationer är några av fördelarna med att samla all din företagstelefoni hos en och samma leverantör (förutsatt att de kan leverera alla funktioner du behöver).

Testa supporten i förväg

För att du ska kunna serva dina kunder på bästa sätt behöver du snabbt kunna få stöd från din operatör om det behövs. Hör av dig till supporten hos olika operatörer för att kunna jämföra svarstider.

Tips på vidare läsning om mobila växlar

Förhoppningsvis har du nu fått lite nya kunskaper om vad en mobil växel skulle kunna innebära för ditt företag. Det viktigaste innan du väljer växellösning är förstås att du utgår från de behov och utmaningar som finns i just din verksamhet.

På vår blogg kan du läsa mer om fördelar med en mobil växel för företag

För att lära dig mer om hur du väljer rätt mobil växel utifrån dina behov, missa inte Den stora guiden till mobil växel för det lilla företaget.

Hämta guide

Telefoni för företag – tänk på detta innan du byter operatör

Att skaffa telefoni för företag kan kännas jobbigt och krångligt. Det är lätt att man tänker kortsiktigt och
Läs mer →

Nöjdare kunder med personlig kontakt och bra kundservice

Varför är det så viktigt med nöjda kunder? Behöver man bry sig om omdömen på
Läs mer →

Mobiltelefoni för företag: välj upplägget som passar dig

Det är inte lätt att hitta rätt lösning bland alla olika erbjudanden inom mobiltelefoni för
Läs mer →