Det finns en djungel av olika telefonilösningar där ute. Vissa operatörer erbjuder tjänster för växel och andra gör det inte. En del företag menar att det inte spelar någon roll om du har abonnemang bundna hos en annan operatör, för om du byter till deras växel kan man koppla in ett eller flera andra abonnemang utan problem. Men riktigt så enkelt är det inte. Vi förklarar varför.
Du ringer ett företag för att tala med en specifik person eller en som är ansvarig för det ärende du önskar tala om.
Om de har en växel får du antingen svar av en receptionist som kan koppla dig rätt, ett välkomstmeddelande eller en röstbrevlåda som ger dig instruktioner till olika knappval.
Har de inte en växel ringer du troligtvis ett mobilnummer eller ett fastnummer där du antingen får svar direkt, möts av en rad signaler för att hen inte kan svara, eller kommer till personens privata röstbrevlåda som ofta är automatisk eller mindre professionell.
Vi gjorde en undersökning där vi frågade vad folk föredrar för alternativ när de inte får svar från den person de söker vid ett samtal. Tänk dig att du ringer ett företags huvudnummer och en person svarar. Du söker en annan person och den som svarade säger att hen kopplar dig vidare till personen du söker. Signalerna går fram och personen svarar… eller så gör hen inte det. Olika alternativ som då kan hända är följande:
Om personen du söker inte svarar kopplas du vidare till en annan person inom företaget eller på samma avdelning. Du får prata med någon annan som kanske kan hjälpa dig eller åtminstone ge dig information om när personen är tillgänglig igen alternativt ta ett meddelande och be personen ringa dig. I vår undersökning blev resultatet att 50% av rösterna föll på detta alternativ.
Många har kanske inte spelat in en egen röstbrevlåda på sin egen telefon. Är man däremot anknuten till en mobil växel får man tillgång till en professionell röstbrevlåda, och det är dessutom enklare för företaget och de anställda att lyssna av sina meddelanden och inte missa några eftersom man enkelt kan göra det i den mobila växelappen.
Ett annat alternativ är att du får höra ett röstmeddelande om att personen är i möte, har semester eller annan orsak till varför hen inte kan svara för tillfället. Detta är också en funktion som kommer med en mobil växel och som enkelt kan justeras under dagen eller automatiskt ändras efter ett anpassat schema.
Det här alternativet fick lägst antal röster i vår undersökning och det är också det alternativet som är det negativa med att inte ha en fullt integrerad växel. Om samtalet av någon anledning bryts och du då inte kopplas vidare till någon annan inom företaget eller tillbaka till den första som svarade beror det på att numret du kopplades till inte är helt integrerad i växeln.
Den här situationen kan uppstå när ett företag har en växel hos en operatör och sedan flera olika operatörer anknutna till den. Alla operatörer har inte samma tekniska funktionalitet och det kan uppstå problem när man kopplar ihop flera olika i samma växel.
Ett exempel är som vi nämnde ovan; att du ringer till en växel, blir kopplad och sedan bryts samtalet för att personen inte kunde svara.
Hade växeln varit helt integrerad hade du kopplats tillbaka till den första du talade med för att kunna få mer information om när du kan återkomma igen, bli kopplad till någon annan eller lämna ett meddelande.
Är växeln däremot inte fullt integrerad så tappas den tekniska kopplingen när du blir vidarekopplad till ett nummer som ej har full anknytning till växeln. Detta gör att ditt samtal ”hoppar ur” växeln och bara är vidareslussat till mobilnumret.
Ett annat exempel är om du har en växel som är uppsatt så att inkommande samtal ringer på flera telefoner samtidigt eller i en slinga med turordning. När någon svarar kopplas det samtalet ut till den personens mobiltelefon. Samtalet lämnar då växeln ifall ditt mobilabonnemang inte är integrerat i växeln och personen kan då inte koppla tillbaka samtalet i växeln utan måste be kunden ringa om igen.
Detta kan också hända om någon i slingan är i radioskugga, vilket innebär att personen befinner sig i ett område som inte kan nås av radiovågor, eller har sin telefon avstängd. Då händer samma sak fast du får prata med en röstbrevlåda. Problemet här är att man oftast kommer till röstbrevlådan direkt när telefonen är avstängd och alla samtal riskerar att hamna här. Då är risken att företaget förlorar potentiella kunder och affärer eller att befintliga kunder vänder sig någon annanstans.
Förutom upplevelsen för kunden, finns det flera positiva anledningar till varför ni bör välja samma operatör för både växellösningen och mobilabonnemangen i ert företag.
Om ett problem skulle uppstå eller något behöver ses över är det alltid mycket enklare att felsöka om hela telefonilösningen finns hos samma operatör. Bara för att en växelleverantör kan koppla ihop det externa mobilnumret från en annan operatör, innebär det inte att de kommer kunna hjälpa ifall något strular. Har ni en fullt integrerad växellösning hos en operatör behöver du inte kontakta flera operatörer för att komma fram till vad felet skulle vara.
Det går alltså snabbare att lösa ett eventuellt problem och är givetvis en besparing av tid och som alla företagare vet; Tid är pengar!
En annan fördel med att välja en operatör för både växel och abonnemang är att det är lättare för dig som kund att förhandla och få ett paketpris. Och återigen behöver man bara ha kontakt med en operatör och slipper ha koll på flera olika lösningar, prisplaner och kontaktuppgifter.
Förutom snabbare supporthjälp och bättre paketpris är en stor fördel att du har allt på samma faktura. Med en faktura har du en enkel överblick och prisbild över hela din telefonilösning och detta innebär också enklare bokföring.
Du kommer spara både tid och pengar, men framförallt kommer du veta att dina kunder alltid får ett bra och professionellt bemötande.
Känns det komplicerat med en växellösning? Det ska det inte vara. Det viktiga är att välja en operatör som också hjälper dig med hela uppsättningen och skräddarsyr en lösning just utifrån era behov. Men tänk också på att välja en operatör som har snabb kundservice så att du inte behöver sitta i långa telefonköer när du väl behöver hjälp. Ett tips är att prova ringa in till operatörens kundservice och se hur snabba de är.
Verbal hjälper gärna med en behovsanalys och ett samtal kring hur er telefonilösning ser ut idag och hur den kan optimeras. Kontakta oss här.